Как сократить время на составление ежедневных маршрутов мобильных сотрудников и оптимизировать издержки, связанные с их перемещением? Что делать в случае возникновения внештатной ситуации, когда требуется внеплановое включение точки в маршрут? Как вести учет расхода используемых запасных частей? Как снизить риск возникновения аварийных ситуаций? Как вести учет использования рабочего времени сотрудников и оценить эффективность их работы?
Список вопросов, связанных с оптимизацией работы мобильных сотрудников, можно продолжать и продолжать, опираясь в каждом конкретном случае на специфику отрасли и предоставляемых компанией услуг, однако решение для них будет общим – автоматизация бизнес-процессов ТОиР (Техническое Обслуживание и Ремонт). В рамках автоматизации сотрудникам выдаются мобильные устройства, являющиеся основным инструментом учета работы (в неблагоприятных условиях сотрудники ремонтных бригад используют защищенные терминалы сбора данных).
Каким образом автоматизация поможет сократить расходы, одновременно повысив эффективность?
Рассмотрим основные моменты. В случаях, когда работа бригад связана с аварийным ремонтом и внести внеплановую точку посещения в график следующих дней просто нет возможности, компании необходимо уметь гибко подстраиваться под такие ситуации. Автоматизация процесса маршрутизации позволит безболезненно включить посещение точки в маршрут одной из бригад, отталкиваясь от текущего места нахождения каждой из бригад, а также времени, необходимого для передвижения до нее (с учетом дорожной обстановки). Автоматизация построения маршрутов подобных бригад приведет к сокращению времени формирования путевых листов (система планирования строит дневной маршрут за 2-3 минуты), а также сократит километраж перемещений между точками, оптимизировав маршруты. Таким образом, бригады смогут посещать большее количество точек в течение дня.
Если вашей внутренней логистике сложно вести учет остатков ЗиП и планировать объем и сроки новых закупок, система автоматизации позволит вести учет использования запасных деталей. Таким образом, вы не только будете всегда знать актуальное количество запчастей на складе, но и сможете посмотреть на каких объектах и кем из сотрудников детали были использованы. Вместе с этим снижается риск хищений ЗиП. Отмечая выполнение заявки, мобильный сотрудник должен внести комментарии и добавить фотоотчет, в который будут автоматически включены географические координаты объекта ремонта (по сигналам спутниковых систем GPS и ГЛОНАСС).
Если работа компании связана не только с ремонтами, но и сервисным обслуживанием, программа автоматизации поможет вести историю посещений всех объектов.
Пример: сервисный инженер по графику совершает плановые осмотры. Если оборудованию требуется ремонт, сотрудник ставит объект на ремонтную очередь в мобильной системе, добавляя комментарии и фото состояния оборудования. Эта информация оперативно передается в офис компании. Таким образом, проблемы будут решаться превентивно, в разы сокращая вероятность наступления аварийной ситуации.
Отдельно стоит отметить возможность мониторинга работы мобильных работников: соответствующие решения помогут не только отслеживать местоположение сотрудника в определенное время, но и просматривать весь его маршрут за день, сверяя с запланированным в начале дня. Таким образом, руководитель точно знает, что его сотрудники работают эффективно в каждую единицу рабочего времени. Фотографии с координатами также послужат подтверждением нахождения сотрудника в том или ином месте
Отчетность и аналитика. До внедрения систем автоматизации получение аналитических данных об эффективности работы компании/отдела/бригады требовало проведения большой работы по вводу информации в компьютер с бумажных носителей. Автоматизация мобильных сотрудников позволяет руководству в любой момент получить оперативную информацию. Все данные со всех мобильных устройств централизованно попадают в единую базу данных компании (в базу данных головного офиса при территориальном распределении филиалов компании). Полученные в виде цифр и графиков данные помогают прогнозировать деятельность компании на будущее.
При смене сотрудника, каждый последующий легко «подцепит» из базы данных информацию о конкретном объекте, увидев общую картину.
Существует множество бизнес-процессов, автоматизация которых приведет компанию к сокращению затрат и увеличению эффективности работы. Зачастую, автоматизировав работу тех или иных сотрудников, повысив их уровень производительности, компании понимали, что нет смысла держать столь «раздутый» штат. Это напрямую вело к сокращению затрат на оплату труда персонала. Бывало же и так, что высвобождая часть трудовых ресурсов, компания понимала, что в состоянии обработать больший объем заказов, увеличив тем самым свою общую прибыль.
Кто же может применять системы автоматизации для оптимизации расходов на плановый и внеплановый ремонты и регулярный осмотр технических объектов? Это и сервисные службы телекоммуникационных фирм (в т.ч. сотовые операторы, интернет-провайдеры), и обходчики железнодорожных путей, и ремонтники газо- и нефтепроводов, и инспекторы энергетических объектов, включая АЭС, обслуживающий персонал аэропортов, — список велик.
Например, в 2013 году в аэропорту Шереметьево был реализован проект автоматизации перонного персонала компании "Аэрофлот — Российские авиалинии". Его основу составили решения российской группы компаний CDC, обеспечившие передачу заявок на обслуживание из диспетчерского центра на мобильные терминалы, обратную связь и контроль местоположения перонного персонала. Сотрудник обязан выполнить так называемый сценарий, из которого состоит его план. Он не может подтвердить выполнение заявки, не отметив поочередно всех ее составляющих. При этом, в отметку о выполнении включаются геолокационные данные, время начала и завершения работ и другая информация, позволяющая контролировать деятельность мобильного персонала в режиме реального времени. Кроме того, при необходимости диспетчеры аэропорта могут оперативно менять приоритеты задач, передавать заявки другим сотрудникам, обмениваться с ними текстовыми сообщениями. Проект был признан успешным, и теперь планируется его расширение на другие аэропорты, в которых работает Аэрофлот.
Подробнее о решении ОПТИМУМ ММС, включенном в систему автоматизации перонных сотрудников Аэрофлота, можно узнать на сайте ГК CDC (http://www.cdc.ru/solutions/optimum-mmc/).
Подводя итоги, хочется еще раз отметить, что автоматизация работы сотрудников ремонтных бригад и сервисных инженеров - процесс важный. От того, насколько эффективно работает персонал на выезде, четко планируя по времени каждое свое действие, передавая информацию об объекте дальше по цепи через единую базу данных, зависит многое: количество обрабатываемых заявок в день, возможность включить в маршрут внеплановую точку, четкое планирование расходов и остатков запасных частей и многое другое, что в конечном итоге влияет на успешность работы компании в целом.
Автор статьи: Денисова Анна
